毎月、同じExcel作業を繰り返しているのに、なぜ業務は楽にならないのでしょうか？
効率化しようと工夫しても、結局また手作業に戻ってしまう。実はそれ、操作やスキルの問題ではなく「考え方」に原因があるかもしれません。
Excelの繰り返し作業、なぜ「自動化できない人」が多いのか？
毎月、同じExcel作業を繰り返していませんか。
CSVを開いて
コピペして
列を調整して
関数を入れ直して
集計して
レポートを作る。
「これ、自動化できたら楽なのに」と思いながら、結局、今月も同じ作業をしている。
もしそうだとしても、それはあなたの努力不足ではありません。
Excelの繰り返し作業がなくならない理由
多くの人が「Excel作業を自動化したい」と考えています。
それでも現場から繰り返し作業が消えないのには、明確な理由があります。
作業そのものを疑っていない
多くの場合、改善の対象がズレています。
- どうすれば早く終わるか
- どうすればミスを減らせるか
こうした発想はすべて、「今の作業を前提にした改善」です。
しかし本来考えるべきなのは、
その作業、本当に毎回やる必要がありますか？
という問いです。
自動化＝VBAだと思い込んでいる
「自動化」と聞いて、真っ先にVBAやマクロを思い浮かべる人は少なくありません。
- プログラミングっぽくて難しそう
- 勉強に時間がかかりそう
- 一度挫折した経験がある
この時点で多くの人が「自分には無理」と結論づけてしまいます。
結果として、自動化そのものを諦めてしまうのです。
Excelで「自動化できない人」に共通する3つの思考
ここで、よくある思考パターンを整理してみます。
毎回同じ作業を「仕方ない」と思っている
- 月次集計だから仕方ない
- 形式が決まっているから仕方ない
- 仕事だから仕方ない
この「仕方ない」という思考が、改善のチャンスを止めています。
繰り返し作業は、自動化の最優先候補です。
関数やマクロで何とかしようとしている
Excelに慣れている人ほど、
- 関数を追加する
- マクロを継ぎ足す
という方向に進みがちです。
その結果、
- 数式が誰にも理解できない
- 少し仕様が変わると壊れる
- 修正するのが怖くなる
いわゆる「触れないExcel」が完成します。
一人で完結させようとしている
「自分が分かっているから大丈夫」
この状態は、一見問題がなさそうに見えます。
しかし実際には、
- 引き継げない
- 他の人が触れない
- 担当が変わると崩壊する
という属人化リスクを抱えています。
業務の自動化は、個人の効率化ではなく、業務全体の設計です。
実は、Excel作業には「自動化の向き・不向き」がある
誤解されがちですが、すべてのExcel作業を自動化する必要はありません。
重要なのは、自動化に向いている作業を見極めることです。
自動化に向いているExcel業務の例
- 毎月同じ形式のCSVを取り込む
- 複数ファイルをまとめる
- 定型フォーマットの集計
- レポートを毎回作り直している
これらは共通して、
- 手順が決まっている
- データが変わるだけ
- 人が考えなくてもいい
という特徴を持っています。
「作業」ではなく「流れ」を作るという考え方
Excel業務が楽にならない最大の理由は、毎回「作業」をしていることです。
本来目指すべきなのは、
- データを置く
- 更新する
- 結果が出る
という「流れ」を作ること。
一度仕組みを作れば、次からは更新するだけで済みます。
Excel自動化の現実的な選択肢とは
ここまで読んで、
- VBAはハードルが高い
- でも自動化はしたい
そう感じている方も多いはずです。
実は、プログラミングを前提としない自動化手段も存在します。
- 操作が見える
- 設定を積み重ねるだけ
- 業務フロー向きに設計されている
こうした考え方のツールを使うことで、「難しいことをしなくても自動化する」ことは可能です。
もし、同じExcel作業を何度もしているなら
- 時間が足りないからではありません
- センスがないからでもありません
正しい順番で考えていないだけです。
やり方を探す前に、まずは「考え方」を整理する必要があります。
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自分に合った選択肢を知ることで、無駄な遠回りをせずに済みます。
