Excelを自動化したいと思って調べると、関数、VBA、Power Queryなど選択肢が多く迷ってしまいます。
どれが正解か分からないまま手が止まっていませんか？
本記事では、それぞれの考え方の違いを整理します。
Excel自動化はどれを選ぶべき？関数・VBA・Power Queryの違い
Excel業務を効率化したいと思ったとき、多くの人がここで止まります。
- 関数で何とかするべきか
- VBA（マクロ）を覚えるべきか
- それとも別の方法があるのか
情報を調べるほど、どれを選べばいいのか分からなくなるのが実情です。
この記事では、「やり方」ではなく選び方に焦点を当てて整理します。
なぜExcel自動化の選択で迷うのか
迷う原因はシンプル。手法ごとの役割が整理されていないからです。
- 関数も自動化
- VBAも自動化
- Power Queryも自動化
すべて「自動化」という言葉で語られるため、違いが見えなくなっています。
まず結論：Excel自動化は「得意分野」が違う
最初に全体像を示します。
| 手法 | 得意なこと | 苦手なこと |
|---|---|---|
| 関数 | 単純な計算・集計 | データ加工・再利用 |
| VBA | 操作の自動化 | 保守・引き継ぎ |
| Power Query | データの整理・統合 | 単発の細かい操作 |
重要なのは、自分の業務に合った手法を選ぶことです。
関数による自動化の特徴
関数が向いているケース
- その場で計算したい
- データ量が少ない
- 単発の集計作業
SUM、IF、VLOOKUPなどは非常に強力です。
関数の限界
しかし、次のような場面では限界が見えてきます。
- 毎月データを入れ替える
- 列構成が少し変わる
- ファイルが複数に分かれている
関数は「今ある表を前提」にするため、データが変わると作り直しが発生しやすいのです。
VBA（マクロ）による自動化の特徴
VBAが向いているケース
- ボタン操作を自動化したい
- Excel操作そのものを再現したい
- 個人作業として完結する
クリックやコピーなど、人の操作をそのまま再現できるのが強みです。
VBAが敬遠されがちな理由
一方で、VBAには現場特有の問題があります。
- 習得に時間がかかる
- コードが読める人が限られる
- 引き継ぎが難しい
結果として、
作った人にしか直せないExcel
になりやすい傾向があります。
Power Queryによる自動化の特徴
Power Queryが得意なこと
Power Queryは、「データをどう作るか」に特化した仕組みです。
- CSVやExcelの取り込み
- 複数ファイルの統合
- データ形式の統一
- 更新による再実行
操作した手順がすべて残ります。
なぜ業務向きなのか
Power Queryの大きな特徴は、
- 設定が画面で見える
- 手順（ステップ）が上から順に並ぶ
- 後から修正しやすい
という点です。
プログラミングが前提ではないため、業務担当者が扱いやすい設計になっています。
よくある失敗パターン
① 関数で無理に対応し続ける
- 表や数式が複雑化
- 修正が怖くなる
- 触れないExcelになる
② 属人化したVBA
- 作った人にしか分からない
- 担当が変わるとVBAコードの解読が必要
- 修正できず放置される
③ 目的を決めずに手法を選ぶ
- とりあえずVBA
- とりあえず関数
- 結果、改善されない
どれを選ぶべきか？判断の基準
次の質問に「はい」が多いなら、データ整理型の自動化が向いています。
- 毎月同じ形式のデータを扱う
- CSVやExcelを取り込む
- 複数ファイルをまとめている
- 更新するたびに同じ作業をしている
このタイプの業務は、操作を覚える前に仕組みを作ることが重要です。
まとめ：正解は「一つ」ではない
- 関数は計算向き
- VBAは操作向き
- Power Queryはデータ整理向き
どれが優れているかではなく、どれが今の業務に合っているかがすべてです。
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「自分は本当に対象なのか？」それをはっきりさせることで、無駄な遠回りを避けられます。
