Accessの強み【1】データの「整合性」を守るガードレール

「Accessはもう古い」は誤解です。

Accessのデータの整合性を守る堅牢性・設計思想は、現代でも最強の業務効率化ツール。

同じことを二度書かない「マスタ管理」のメリットを、Excelユーザー向けに分かりやすく解説します。

4時間の処理を4分に短縮する高速化の土台となる、正しいデータの持ち方とは？

～この記事の信頼性～

執筆者：最適屋

業務自動化のスペシャリスト

実務経験20年以上の現役エンジニア。数多くの現場で「これ、もっと楽にならない？」という悩みをITの力で解決してきました。
保有資格：VBAエキスパート「スタンダードクラウン」　ExcelとAccessの両VBAを極めたスペシャリストの証。プロの技術を、初心者の方にも届く言葉へ「わかりやすく翻訳」して解説します。
得意領域：再現性の高い効率化　Excelの自動化から、iPhone標準アプリだけで完結する画像補正まで、「誰でも・今すぐ・再現できる」手順を厳選して発信中。

プロフィール詳細は[こちら]
お気軽に「最適屋」と呼んでくださいね！

「同じことを何度も書く」のは、ミスの入り口

Excelで売上台帳を作ったり集計しようとすると、こんなことはありませんか？

同じコト・同じモノを指しているのに、違う書き方をしてしまう。

これが、Excelユーザーを悩ませる「表記ゆれ」です。

Accessでは、この「何度も同じことを書く」という無駄を根本からなくします。

これを専門用語で「正規化」と呼びますが、考え方はシンプルです。

この仕組みの本当の凄さは、データが変わったときにわかります。

もし、取引先の所在地が変わったらどうなるでしょう？

Excel： 過去のデータ数千件を、一つひとつ探し出して修正（または検索・置換）しなければなりません。修正漏れがあれば、古い住所が混ざってしまいます。
Access： 「マスタ（住所録）」のたった1行を書き換えるだけ。それだけで、過去の売上データから、これからのデータまで、すべてが「最新の正しい住所」に一瞬で切り替わります。

Excelでもマスタを利用することは可能です。

マスタ管理用のシートを用意して、入力を楽にしたり一括修正に対応することはできます。

このような準備をしてあげれば、[売上台帳]シートにIDを入力するだけで、[会社情報]シートから会社名・所在地・電話番号を自動入力することができます。

しかし、わたしは次のようなことが気がかりになります。

Excelによるマスタ管理は、安全・安定した運用をしようとすると、メリットよりもデメリットが上回ります。

シートに数式を敷き詰める必要があります。

VLOOKUP系の関数は便利な反面、たくさん使うと重たい再計算が発生します。シートに何か入力するたびに、PCの冷却ファンが高速回転し、数分待たされるようになります。

数式が複雑になるほど、修正するにはある程度の知識・スキルが必要になります。行を増やしたくてコピー＆ペーストしてみたら、数式が参照する範囲がズレてしまったり、数式が端から端まで貼られていなかったり。

それから、他の人が自分の思うようにExcelを使ってくれるかどうかは定かでありません。作業者とファイルを共有したり関係者に配布する場合、セルやシートにロックをかけ、さらには誤入力を防ぐ工夫を考えたり…。

というように、業務で使うExcelでマスタ管理しようとすると考えることが多くなります。

この点、Accessは正規化に長けたデータベースです。Excelでの心配事のほとんどを解決できます。

「正規化」と聞くと難しそうですが、要は「同じデータを2回書かない。だから、直すときも1回で済む」という、究極の効率化の知恵です。

少し寄り道して、Excelでのマスタ管理を考えてみましたが、わりと厚い設計をしてあげないと、Accessのような堅牢性は得られません。

このガッチリした「ガードレール」があるからこそ、Accessは数万件、数十万件のデータになっても「汚れ」がなく、常に正確な答えを出せます。

データの汚れを防ぐ『設計』こそが、高速化の第一歩。

わたしが4時間の処理を4分にした具体的な手法は、Access 高速化コンサルティングで解説しています。